Reglement Vanzelfsprekende Dienstverlening (VDV)

Een vereniging wordt gedragen door vrijwilligers. Zonder vrijwilligers kan een vereniging niet bestaan. Alle vrijwilligers samen, werken aan het versterken van v.v. De Alblas, gericht op een optimale bloei en verenigingssfeer. Leden moeten het gevoel hebben dat de vereniging van de leden is. Het gevoel dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de club. Dit stelt vooral ook eisen aan het functioneren van het hoofdbestuur.

Bepaalde (beleid)keuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd te worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëert het hoofdbestuur draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beide de motivatie om aan “hun eigen stukje VV de Alblas” te werken.

Onze leden hebben zich tijdens de buitengewone algemene ledenvergadering van 6 april 2018 j.l. geconformeerd aan het voorstel van het bestuur om een systeem van vanzelfsprekende dienstverlening, hierna te noemen ‘VDV’, in te voeren. Uit oogpunt van binding met de vereniging wordt een bepaalde mate van dienstverlening door de leden als vanzelfsprekend geacht.

Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • VDV: Vanzelfsprekende Dienst Verlening
  • Vereniging: Voetbalvereniging De Alblas
  • Lid/leden: Eenieder die op grond van het lidmaatschap of donateurschap als junior- of senior, al dan niet spelend in één van de door de vereniging in de competitie ingeschreven elftallen, bij de vereniging staat ingeschreven
  • Dienst: Door de vereniging vastgestelde werkzaamheden, al dan niet met een bepaalt aantal vastgestelde uren, die verricht moeten worden
  • Verenigingsjaar: Periode van 1 september van enig kalenderjaar tot en met 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar
  • Commissie: Een orgaan bestaande uit een aantal personen die specifieke werkzaamheden verrichten voor de vereniging
  • Deelnemer: de persoon die VDV werkzaamheden uitvoert
  • Vrijwilliger: iemand die uit vrije wil werkzaamheden verricht buiten een vast dienstverband
  • VDV-administrateur: De persoon die door het bestuur van de vereniging met organisatorische, administratieve en controlerende zaken met betrekking tot VDV is belast

Verplichte deelname aan VDV-diensten:

Spelende leden ouder dan 18 jaar óf spelend in een seniorenteam:
Alle spelende leden hebben de verplichting een dienst voor de vereniging uit te voeren.

Niet spelende leden en donateurs:
Niet spelende leden, donateurs, of niet-leden kunnen op vrijwillige basis actief deelnemen aan het systeem van VDV.

Noot: Het seizoen 2018-2019 zal gestart worden met de invoering van VDV voor de leden ouder dan 18 jaar óf spelend in een seniorenteam. Op een later moment zal de VDV eveneens gaan gelden voor de jeugdleden. Zij zullen hier tijdig over geïnformeerd worden.

Voorkeurs VDV-diensten.

Leden kunnen hun voorkeur om een bepaalde dienst uit te voeren jaarlijks opgeven bij de commissie VDV.

Leden die geen voorkeur hebben opgegeven worden door de VDV gemeld en door één van de commissies ingedeeld.

Alle leden ontvangen hiertoe een formulier waarop zij hun voorkeur kenbaar kunnen maken. Dit formulier dienen de leden bij de commissie VDV in te leveren op de daartoe aangegeven manieren.

Afkopen

Het is in uitzonderlijke gevallen en met een gegronde reden mogelijk om de VDV-dienst af te kopen.

Leden dienen aan het begin van het verenigingsjaar kenbaar te maken of zij de VDV willen afkopen. Per e-mail dient de verklaring voor het afkopen kenbaar gemaakt te worden aan de commissie VDV via e-mailadres vrijwilligers@vvdealblas.nl

De kosten van de afkoop bedragen per verenigingsjaar:

  • Leden jonger dan 18 jaar, spelend in een seniorenteam: €30,- per lid
  • Leden ouder dan 18 jaar: € 75,- per lid

Wijzigen van VDV-taken

De vereniging gaat er vanuit dat men met ingang van het nieuwe verenigingsjaar dezelfde VDV-diensten zal verrichten als het jaar daarvoor. Indien een lid een andere voorkeur heeft dient het lid de nieuwe voorkeur voor augustus door te geven aan VDV-administrateur. De vereniging zal zo veel mogelijk aan de wensen van de deelnemer tegemoetkomen, doch zal in een voorkomend geval de deelnemer een andere taak toewijzen.

Het toezicht op en de registratie van de diensten onder VDV geschiedt door de commissie waarvoor de diensten worden uitgevoerd.

Aantal uren

Het bestuur stelt het aantal uren vast dat iedere deelnemer zich minimaal beschikbaar moet stellen voor het uitvoeren van een VDV-dienst. Dit zal voor het seizoen 2018-2019 uitkomen op ongeveer 10 uur per lid.

Berichtgeving VDV dienst

De leden worden door een commissielid per email of per telefoon op de hoogte gebracht van de VDV-dienst. Wanneer dit per email gebeurt dient dit minimaal een week van tevoren te gebeuren.

Instructies VDV werkzaamheden

Alle VDV-diensten worden uitgevoerd onder begeleiding en of toezicht van een voor die taak verantwoordelijke commissie.

Een lid van de commissie geeft instructies over de te verrichten werkzaamheden. Een lid van de commissie geeft tevens informatie wie het aanspreekpunt voor de deelnemer is.

Vervanging

Is het lid niet in staat om de VDV-dienst te vervullen dan dient deze zelf voor vervanging te zorgen. Het lid meldt de commissie wie de vervanger is.

In uiterste noodgevallen kan contact worden gezocht met de commissie. Deze kan in bijzondere gevallen helpen met het zoeken naar een vervanger.

Verzuim en nalatigheid

Wanneer een lid niet komt opdagen bij een voor hem of haar ingeroosterde VDV-dienst dan wordt dit door de commissie doorgegeven aan de VDV-administrateur. Deze verwerkt het verzuim in de administratie en stelt het lid per email of brief op de hoogte van de bijbehorende sanctie.

Het bewust slecht uitvoeren van VDV-activiteiten valt onder dezelfde noemer.

Sancties bij verzuim

Sanctie 1e verzuim

Wanneer een lid voor de eerste keer verzuimt in twee seizoenen tijd, dan krijgt deze een waarschuwing. De VDV-dienst dient ingehaald te worden en men zal een extra dienst toegewezen krijgen.

Sanctie 2e verzuim

Bij een tweede verzuim in twee seizoenen tijd volgt een boete van EUR 30,-. De VDV-dienst dient ingehaald te worden.

Sanctie 3e verzuim

Bij een derde verzuim in twee seizoenen tijd volgt een boete van EUR 30,- , dient de VDV-dienst ingehaald te worden en volgt een gesprek met bestuurslid verantwoordelijk voor de portefeuille VDV.

Betaling boetes

Opgelegde boetes dienen binnen 30 dagen betaald te worden. De VDV-administrateur informeert de penningmeester. Deze controleert of de boetes op tijd zijn betaald en koppelt dit terug aan VDV-Administrateur. Is dit niet het geval dan wordt het lid per email of brief gemaand te betalen.

Sanctie niet betaalde boetes

Wanneer boetes niet tijdig zijn betaald, dan meldt de VDV-administrateur dit aan de verantwoordelijke technische commissie. Deze zorgen ervoor dat de leider van het betreffende team op de hoogte wordt gebracht en deelt mede dat de speler in kwestie wordt geschorst totdat de boete is voldaan.

Op het moment dat de boete is betaald, zal de schorsing per direct opgeheven worden.

Nieuwe leden

Op het inschrijfformulier van vv de Alblas verklaart het kandidaat lid akkoord te gaan met de waarden en normen van vv de Alblas en zich te conformeren aan het VDV-reglement. Bij aanmelding, dient een keuze gemaakt te worden voor de voorkeurs VDV-dienst.

Slotbepaling

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, is de beslissing van het bestuur bindend.